Saveti – MS Office

Ako imate izveštaj iz Access baze podataka koji biste radije  da analizirate u formi tabele Excela, postoji veoma jednostavan način da ga  konvertujete. Da biste konvertovali Access izveštaj u tabelu Excela  uradite sledeće:  Otvorite Access Report u režimu Print Preview.   Uverite se da je prikazana linija alatki Print Preview.   Treba samo da kliknete desnim tasterom miša na prazno područje u liniji alatki  i izaberete Customize a zatim potvrdite opciju za Print Preview liniju alatki  da bi se ona prikazala.   U liniji alatki Print Preview kliknite na padajući meni i  izaberite Analyze It with Microsoft Office Excel. Izveštaj će sada biti otvoren u Excelu gde možete da  modifikujete i analizirate podatke.

Neke kancelarije  koriste isključivo AutoCAD i  možda će vam zatrebati informacije koje se nalaze u AutoCAD crtežu. U većini  slučajeva, svaki put kada importujete informacije iz Excela u AutoCAD, i ako su  one veće od stranice 8. 5×11, stranica će biti opsečena. Problem je u tome što AutoCAD importuje radne listove kao  slike. Ako želite da prenesete podatke ali ne i slike iz radnog lista Excela,  importujte Excel podatke u CSV formatu a zatim ih importujte u AutoCAD. Da  biste se uverili da su se podaci ispravno preneli pratite sledeće korake:   Otvorite Excel i selektujte područje sa podacima koje  želite da kopirate.   Pritisnite prečicu Ctrl+C da biste kopirali podatke u  Clipboard.   U AutoCAD-u izaberite Edit > Paste Special >  AutoCAD Entities.   Kliknite na OK. Uveličajte model na ispravnu veličinu pre nego što  pejstujete podatke Excela.

Imate PowerPoint prezentaciju (PPT ili PPS) koja sadrži veliki broj slika ugrađenih u slajdove i tragate za brzim načinom da ih ekstrahujete? Ništa lakše! Da biste ekstrahovali slike iz PPT slajdšoua, sve što treba da uradite je da eksportujete Powerpoint prezentaciju kao HTML web stranicu. Da biste to uradili u liniji menija izaberite komandu File>Save As> i izaberite. html u File Format padajućem meniju. PowerPoint će automatski ekstrahovati sve slike koje su ugrađene u PPT fajl i snimiti ih u lokalni direktorijum. Ista tehnika se koristi za ekstrahovanje zvukova iz prezentacije.

Ako puno radite u Excelu verovatno ste primetili da svaka  tabela koju otvorite neće kreirati  novu karticu Excela u Taskbaru, kao što je slučaj u Internet Exploreru ili  nekom drugom programu. Srećom, postoji  odličan trik za Excel 2007 koji će vam omogućiti da za svaku tabelu otvorite po  jedan primerak Excela. Ovo je odličan tri i ako imate više monitora i želite da  otvorite tabele na različitim monitorima. Ako se jedna tabela blokira, neće  uticati na druge tabele pošto su one otvorene u novom prozoru Excela. Ovu funkciju  možete jednostavno da dodate pomoću fajlova registra koji su već kreirani i  koji će dodati stavku u kontekstni meni. Možete da daunlodujete ovaj ZIP fajl koji sadrži pet različitih fajlova: jedan za  dodavanje opcije koja će biti standardna, jedan za samo dodavanje opcije, jedan  koji će opciju učiniti standardnom, jedan za uklanjanje opcije i jedan koji će  je ukloniti iz standardnog podešavanja. Svi fajlovi su TXT fajlovi i da biste ih upotrebili treba  samo da im promenite ime na . reg fajlove. Nakon toga, dvostruko kliknite na  onaj koji želite da upotrebite i kliknite na OK kada se pojavi prompt. Takođe, možete da pokrenete fajlove u redosledu u kojem  želite, tako da možete prvo da dodate opciju a posle da je dodelite u  standardne opcije.

Ponekad će vam zatrebati da privučete pažnju na ćelije tabele  koje sadrže važan tekst. To u Excel-u možete da uradite pomoću uslovnog  formatiranja. Pod pretpostavkom da imate puno ispunjenih ćelija tabele a  želite na određeni način da formatirate ćelije koje sadrže određeni tekst, na  primer Petar, uradite sledeće:   Izaberite ćelije u kojima želite da pronađete i  formatirate određeni tekst.   Izaberite komandu Conditional Formatting iz menija Format.   Otvoriće se okvir za dijalog Conditional Formatting.   U padajućem meniju Condition List izaberite Formula Is.   Unesite sledeću formulu u polje Formula (A1 zamenite sa  poljem koje se nalazi u gornjem desnom uglu vaše selekcije ćelija):    =NOT(ISERR(SEARCH("Petar",A1)))  Kliknite na Format. Otvoriće se okvir za dijalog Format  Cells.   Pomoću kontrola u okviru za dijalog specifikujte format  koji želite da upotrebite za one ćelije koje sadrže specifikovani tekst. Na  primer, možete da promenite boju fonta ili pozadine.   Kliknite na OK da biste zatvorili okvir za dijalog Format  Cells.   Zatvorite okvir za dijalog Conditional Formatting. Preporuka - Excel 2007 na dlanu Link ka knjizi i korpi za naručivanje.

Normalno Excel  radi odlično sa drugim programima. U slučaju da vam drugi program smeta u radu  sa tabelom u Excelu vi možete da ga ignorišete. Da biste sprečili  druge programe da se pokreću sa Excel-om uradite sledeće:  U liniji  menija izaberite Tools > Options. Otvoriće se okvir za dijalog  Options.   Uverite se da  je prikazana kartica General.   Izaberite  polje za potvrđivanje Ignore Other Applications.   Kliknite na  OK.

Lockergnome web blog daje nam detaljno uputstvo kako da isključite prevlačenja i otpuštanje teksta u Microsoft Wordu. Evo šta treba da uradite: Unutar Worda, kliknite na dugme Microsoft Office i kliknite na Word Options. Kliknite na Advanced. Pod Editing isključite polje za potvrđivanje pored opcije Allow text to be dragged and dropped. Ja znam da puno ljudi koristi i voli prevlačenje i otpuštanje teksta ali ja ga nikada ne koristim i iskreno rečeno, ova funkcija mi je nekoliko puta izazvala probleme. Pošto sam ja siguran da meni ova dosadna funkcija Worda nije potrebna, njeno isključivanje će me rešiti nekih neprijatnosti u budućnosti vezanih za njenu upotrebu.

U Word-u vi lako možete da odštampate više fajlova odjednom, i to bez njihovog otvaranja. Ovakva akcija odmah šalje fajlove na štampač bez da vam dozvoljava da podesite opcije štampača. 1. Kliknite na File meni. 2. Selektujte Open. 3. Nakon što se otvorio Open okvir za dijalog, izaberite fajlove koje želite da odštampate. 4. Desnim tasterom miša kliknite na jedan od izabranih fajlova da biste otvorili kontekstni meni. 5. Izaberite Print iz kontekstnog menija. Ovo je odličan način za štampanje dokumenata kada ste u stisci sa vremenom a šef od vas traži da mu ODMAH isporučite određene dokumente!

Vi možete da radite istovremeno na različitim delovima Microsoft Word 2003 dokumenta. Ovo može da bude veoma praktično kada editujete velike dokumente. Ovo možete da uradite tako što ćete podeliti prozor na sledeći način: 1. Otvorite dokument koji želite da editujete. 2. Kliknite Window a onda selektujte Split. 3. Na sredini će se pojaviti horizontalna linija za deljenje ekrana. Vi ovu liniju možete da pomerite gore ili dole pomoću miša. Da biste podesili liniju deljenja, jednostavno kliknite levim tasterom miša kada se linija nađe na odgovarajućoj poziciji. Vaš dokument će sada biti prikazan u dva odvojena panela prozora. Vi se prebacujete između dva panela tako što klikćete na tekst u panelima. Izmene u jednom panelu se reflektuju u drugom, pošto oba panela prikazuju isti dokument. Kada ste završiuli sa editovanjem dokumenta i želite da uklonite deljenje, kliknite Window a onda na Remove Split.

Pronašli smo odličan skript koji briše poruke u Microsoft  Outlooku jednostavnim klikom na srednji taster miša. To je jednostavan AutoHotkey skript koji srednjem tasteru  miša dodaje funkciju brisanja email poruka tako što se prebacuje na levi taster  miša a zatim prečicu Ctrl+D za brisanje poruke. To znači da ako kliknete  srednjim tasterom miša na bilo koju stavku u listi, stavka će biti izbrisana. Da biste sami kreirali ovu funkciju za srednji taster miša,  kreirajte novi AutoHotkey skript ili dodajte sledeće u postojeći skript:#SingleInstance,Force  #NoEnv  #IfWinActive ahk_class rctrl_renwnd32  ~MButton::  MouseClick, Left  sleep 10  Send, ^d  returnTo je sve.

Želeli biste da izbrišete listu najskorije upotrebljenih dokumenata u Office programima? Evo jednostavnog trika za to: U Tools meniju kliknite ne Options a zatim kliknite na General karticu. Isključite potvrdu pored opcije Recently used files a zatim kliknite na OK. Lista nedavno upotrebljenih fajlova koja se inače nalazi u dnu File menija će sada biti izbrisana.

Često se desi da je potrebno da kopirate informacije sa Weba  i pejstujete ih u tabelu u Excelu. Najgori deo je što ćete biti pretrpani sa  raznim stvarima koje vam nisu potrebne, kao što su polja za potvrđivanje,  slike, logotipi i drugi neželjeni sadržaji. Postoji način da se oslobodite ovog sadržaja. Evo šta je  potrebno da uradite:   Prvo pritisnite F5. Excel će prikazati okvir za dijalog  Go To.   Pritisnite dugme Special. Excel će prikazati okvir za  dijalog Go To Special.   Izaberite opciju Objects. Selektujte neželjene objekte u  tabeli.   Kliknite na OK.   Pritisnite Delete na tastaturi i neželjeni sadržaj će  nestati.

Filtriranjem podataka možete da upotrebite samo deo  informacija koje su vam potrebne. Ponekad ćete dobiti podatke od drugog  korisnika ili nekog drugog programa što će možda zahtevati brisanje određenih  redova. Recimo da treba da izbrišete svaki treći red ili svaki peti  red u tabeli. Generalno upotrebićete Macro ali postoji i jednostavnije rešenje.   Uradite sledeće:   Ubacite dve kolone (A i B) skroz na levu stranu tabele.   U novoj koloni A upotrebite AutoFill da biste dosledno  numerisali redove od 1 do kraja.   U ćeliju B1 unesite sledeću formulu:    =MOD(A1,4)    Pod pretpostavkom da želite da izbrišete svaki četvrti red.   Ako je broj redova koje želite da izbrišete drugi, zamenite ga u formuli.   Kopirajte istu formulu u sve ostale ćelije kolone B.   U Ribbonu prikažite Data karticu. U grupi Sort &  Filter grupi kliknite na alatku Filter. Videćete male strelice padajućeg menija  na vrhu svake kolone u tabeli.   Selektujte 0 u padajućoj listi kolone B.   Izaberite sve prikazane redove i izbrišite ih.   Isključite AutoFilter (pogledajte korak 5).   Izbrišite kolone A i B.

PivotTable može  da se upotrebi za brojaje stavki u tabeli sa podacima. Recimo da imate tabelu sa podacima u Excelu koji  sadrži članove određenog kluba. Prva kolona ima  brojeve a druga kolona sadrži gradove u kojima članovi žive. Ako želite da  izbrojite broj članova iz određenog grada, najlakši način da to uradite je  pomoću PivotTable-a. Evo kako da to uradite:   Izaberite  ćeliju iz tabele sa podacima.   Uverite se da  je prikazana kartica Insert u Ribbon-u.   Idite na grupu  Tables, kliknite na alatku PivotTable. Excel će prikazati okvir za dijalog  Create PivotTable.   Uverite se da  je selektovan ceo podatak. U polju Range kliknite na OK. Kreiran je list sa  PivotTable-om.   Prevucite  polje Grad u područje Row Labels.   Prevucite  polje Ime na područje Values. PivotTable je  kreiran i daće vam potrebne podatke.

Ako vas zanima koliko neko ili nešto ima godina, i imate početni datum, postoji formula koju možete da upotrebite u Excelu da biste izračunali godine u formatu godine, meseci i dani. Evo kako da to uradite: 1. Otvorite fajl koji ima listu datuma. Za ovaj primer ćemo pretpostaviti da će se datumi nalaziti u koloni A a rezultati će biti prikazani u koloni B. 2. U polje B2 unesite sledeću formulu, i ispunite dalje polja te kolone: =DATEDIF(A2,TODAY(),"y")&" years "&DATEDIF(A2,TODAY(),"ym")&" months "&DATEDIF(A2,TODAY(),"md")&" days" 3. Rezultat će prikazati razliku od aktuelno unetog datuma pa do dnašnjeg, tako da uključuje broj godina, meseca i dana. Najbolje od svega je što ne treba da osvežavate formulu ako otvorite isti fajl nekoliko dana kasnije. Rezultat godina će se automatski preračunati na osnovu aktuelnog datuma.

Da li treba da napravite grafikon? U Excelu to možete da uradite veoma jednostavno.   Ako pišete izveštaj za vašeg šefa ili je potrebno da prikažete neke rezultate vašim radnicima, najbolje ćete to prikazati grafikonom. Računar će uraditi većinu posla umesto vas. Sve što treba je da unesete podatke.   Podatke koje ste uneli u tabelu u Excelu možete da prikažete i grafikonom. Zadatak je veoma jednostavan a rezultat će biti mnogo pregledniji od tabele.   Da biste kreirali grafikon od podataka iz tabele u Excelu, uradite sledeće:   Selektujte sve podatke koje ste uneli u tabelu. U liniji sa alatkama kliknite na dugme Chart Wizard. Otvoriće se Chart Wizard i sve što treba da uradite je da pratite instrukcije na ekranu. Chart Wizard će vas provesti kroz proces od četiri koraka. Izaberite vrstu grafikona koji želite da upotrebite. Potvrdite da grafikon sadrži ispravne podatke. Dodajte detalje, kao što su naslovi i legenda. Kada završite izaberite mesto na koje želite da postavite grafikon. Ako izaberete opciju As new sheet, grafikon će se prikazati na posebnoj stranici. Ako izaberete opciju As object in, grafikon će se prikazati na listu na kojem se nalaze i podaci u tabeli. Kliknite na Finish.

Pomoću  prevlačenja i puštanja možete jednostavno da kreirate nove zadatke, dogovore i  kontakte od postojećih emailova u Inbox-u Outlook-a 2007. Ovo je veoma  jednostavan način za organizovanje liste zadataka u  emailovima i može da vam uštedi puno vremena. Evo šta je potrebno da uradite:  Otvorite Outlook i idite u Inbox.   Potražite email od kojeg želite da kreirate zadatak,  dogovor ili kontakt.   Prevucite i pustite email na željenu ikonicu (Task,  Appointment ili Contact) u dnu Navigation panela koji se nalazi na levoj strani  prozora programa.   Ako prevučete email na ikonicu Tasks, naslov zadatka će  biti isti kao i naslov emaila. Sam email će biti postavljen u tekst.   Jednostavno dodajte početni datum, krajnji datum, podsetnik i podesite prioritete.   Snimite zadatak.   Ako prevučete email na ikonicu Calendar, naslov dogovora  će biti isti kao i naslov emaila. Sam email će biti postavljen u tekst.   Jednostavno dodajte početni datum, krajnji datum za dogovor i snimite zadatak.   Ako prevučete email na ikonicu Contacts, puno ime i email  adresa pošiljaoca će biti dodata u adresar. Sam email će biti uključen u  beleške datog kontakta. Ako želite da dodate još informacija uradite to i  snimite novi kontakt.

Microsoft® Office Accounting Express je paket za  knjigovodstvo koji je jednostavan za upotrebu i radi sa drugim Office  programima sa kojima ste već sigurno upoznati. Uštedite vreme na svakodnevnim zadacima:  Startujte brzo pomoću wizarda Interview  Kreirajte fakture, pratite vreme i troškove i bankarske račune preko interneta  Unesite podatke jednom i delite ih jednostavno sa drugim Microsoft Office programima  Vodite platne spiskove i prihvatanje kreditnih kartica pomoću dodatnih servisa koji vam štede vreme i novacImajte kompletan  uvid u vaš posao:  Pregledajte podatke kupaca, dobavljača, radnika i finansija na jednom mestu.   Pregledajte izveštaje o poslovanju  Lako delite knjige sa knjigovođama preko Office Live-aProširite vaš posao na Internet:  Izlistajte proizvode na eBay, upravljajte prodajom i daunlodujte transakcije  Šaljite fakture emailom i ubrzajte plaćanje putem PayPal-a  Procesirajte plaćanja kreditnom karticom direktno u Office AccountingDaunlodujte kompletnu verziju besplatno

PowerPoint će po  standardnom podešavanju snimiti slike u veoma slabo kompresovanom formatu. Ako  zatražite da PowerPoint kompresuje ove slike, možete da optimizujete  prezentaciju mnogo efikasnije. Sa ovako smanjenom veličinom fajla možete da  pošaljete svoju prezentaciju emailom. Da bi omogućio  kasnije maksimalno editovanje, PowerPoint snima slike unutar prezentacija u  veoma slabo kompresovanom formatu. Kada radite na prezentaciji lokalno ovo je i  poželjno zato što vam daje najveću fleksibilnost u kasnijem editovanju  prezentacije. Međutim, kada pokušavate da prezentaciju pošaljete emailom ili je  prebacite na USB drajv ovo može da predstavlja problem. Evo kako možete da  smanjite veličine.   Otvorite PPT  fajl.   Kliknite na  ikonicu za snimanje (disketa) u gornjem levom uglu prozora.   Kliknite na  padajući meni Tools pored dugmeta Save.   Selektujte  Compress Pictures.   Kliknite na  Options.   Potvrdite  opciju Automatically perform basic compression on save.   Potvrdite  opciju Delete cropped areas of pictures.   Potvrdite  opciju za željeni ciljni izlaz (štampa, ekran ili email).   Kliknite na  OK.   Kliknite na  OK da biste primenili podešavanja kompresije.   Snimite fajl  pod drugim imenom.

Po standardnom podešavanju Outlook  označava stavke kao pročitane kada su prikazane u panelu Reading. Možete da  isključite ovu funkciju ili da specifikujete određeno vreme koje će Outlook da  čeka pre nego što označi poruku kao pročitanu. Evo šta je potrebno da uradite:  Otvorite Outlook.   U liniji menija kliknite na Tools i izaberite Options.   Izaberite karticu Other.   U odeljku Outlook Panes kliknite na dugme Reading Pane.   Ako želite da sprečite Outlook da automatski označava  stavke kao pročitane, isključite Mark item as read when selection changes  opciju. Možete da podesite da Outlook čeka određeno vreme pre nego  što označi stavku kao pročitanu. Samo izaberite opciju Mark items as read when  viewed in Reading Pane i unesite željenu vrednost u sekundama u tekstualno  polje.   Kliknite na dugme OK.