Saveti – MS Office

PowerPoint po standardnom podešavanju linkuje ka zvučnim fajlovima koij su veći od 100Kb. To znači da ako ugradite zvučni fajl u vašu PowerPoint prezentaciju koji je veći od 100KB i pošaljete vaš fajl putem e-mail-a, ili pokrenete prezentaciju na drugom računaru, vaš zvuk se neće čuti. Da biste ugradili zvučni fajl u PowerPoint prezentaciju Izaberite “Options” iz Tools glavnog menija i idite na General karticu. Podesite vrednost pored “Link sounds with file size greater than” na 5000 kb. To će vam omogućiti da ugradite zvučne fajlove koji su veliki do 5MB svaki. Unesite veći broj ako želite da ugrađujete još veće zvučne fajlove. Kliknite OK. Ako ste već dodali zvukove vašoj prezentaciji pre (pre nego što ste primenili korake od 1 do 3), onda ćete morati da pronađete i izbrišete sve zvučne i ponovo ih ubacite pomoću Insert, Movies and Sounds, Sound from File…. komande. Sada će zvučni fajlovi koje ubacite na ovaj način (koji su manje od 5000kb, tojest oko 5mb) biti ugrađeni u PPT fajl, a ne linkovani. Sada će vaša PowerPoint prezentacija (PPT fajl) biti znatno veća, ali se zvukovi neće gubiti, i biće uključeni na svaki medij kada budete distribuirali vašu prezentaciju.

Uklanjanje pozadina slike je uvek bio izazov za povremene  korisnike. Za to nam je bio potreban Photoshop i njegova alatka Lasso za  selektovanje dela slike koji želimo da zadržima. Sada postoji i drugo rešenje. Novi MS Office 2010 će imati ugrađenu  funkciju za uklanjanje pozadine slike tako da će subjekat na portretu biti  jedina stvar koja ostaje na slici. Evo šta će biti potrebno da uradite:  Otvorite omiljeni Office program kao što je Word ili  PowerPoint gde možete da upotrebite meni Insert da biste ubacili sliku u  dokument.   Kliknite na  sliku unutar dokumenta da biste je selektovali.   Kliknite na dugme  Picture Tools u gornjem desnom uglu prozora.   Kliknite na dugme Background Removal.   Sačekajte nekoliko sekundi. Slika će se pojaviti sa  označenom pozadinom sa zasićenim bojama.   Kliknite bilo gde van slike. Slika je sada bez pozadine.

Prilično često, slika koju ste izabrali da ubacite u  dokument ima pozadinu koja vam se ne dopada. To možete jednostavno da rešite. Word 2010 vam omogućava da uklonite pozadinu bez potrebe da  upotrebite neki drugi program. Evo šta je potrebno da uradite:  Otvorite Word.   Idite na Ribbon i kliknite na karticu Insert.   U odeljku Illustrations izaberite Picture.   Potražite željeni fajl slike i selektujte ga.   Slika će biti  ubačena u Word dokument.   Izaberite sliku i u Ribbonu će se otvoriti kartica Picture  Tools.   U odeljku Background Removal izaberite alatku Background  Removal.   Promenite veličinu okvira koji okružuje sliku da biste  označili maksimalnu veličinu i širinu područja koje želite da bude uključeno.   Na kartici Background Removal upotrebite Mark to Include  i Mark to Remove dugmad i izaberite područja koja želite da  prikažete/sakrijete.   Kada ste izabrali sve željene delove slike, pritisnite  Enter na tastaturi. Sada će se u dokumentu prikazati promenjena slika, bez  pozadine.

Pre nego što predate finalnu kopiju dokumenta na kojem ste zajednički radili sa kolegama, verovatno ćee želeti da uklonite sva editovanja i komentare koje ste ostavljali dok ste kreirali dokument. Pomoću Wordovog Document Inspector-a vi možete lako da pronađete i uklonite ove detalje, tako da će vam na kraju ostati samo profesionalno urađen dokument. 1. Kliknite na Office dugme. 2. Kliknite na Prepare i izaberite Inspect Document. 3. Otvoriće se Document Inspector okvir za dijalog. 4. Potvrdite Comments and Annotations polje za potvrđivanje. 5. Pregledajte rezultate inspekcije. 6. Kliknite na dugme Remove All pored Comments, Revisions, Versions, i Annotations. 7. Kliknite na dugme Close. 8. Snimite vaš dokument. Vaš dokument je sada oslobođen od svih komentara i pratećih izmena.

Kada upoređujete dva Word dokumena, neophodno je da ih istovremeno gledate. Vi možete da ih podesite kako bi se nalazili jedan pored drugog, ali to će vam oduzeti dragoceno vreme. Međutim, Word 2007 poseduje funkciju koja vam omogućuje da postavite dva dokumenta jedan pored drugog bez mnogo muke. 1. Otvorite oba dokumenta u Word-u 2007. 2. Izaberite jedan od otvorenih fajlova da bi bio otvoren dokument. 3. Idite u Ribbon i izaberite View karticu. 4. U Window sekciji, selektujte View Side by Side Oba dokumenta će se pojaviti jedan pored drugog na vašem ekranu.

Ako imate seriju  podataka koje želite da unesete u Excel tabelu najbolje je da uključite opciju  AutoFill koja će se time pozabaviti. Pomoću opcije AutoFill, serijski podaci će  automatski biti uneti u tabelu. Potrebno je da unesete samo prvu vrednost a  program će uraditi ostalo. Da biste  upotrebili ovu funkciju počnite tako što ćete uneti prvu vrednost u red. Excel  može automatski da unosi datume, brojeve i karaktere. Selektujte početne  vrednosti i prevucite crni ugao u donjem desnom uglu selektovanih ćelija.   Prevucite do reda do kojeg želite da se automatski unese vrednost. Ovo je veoma  jednostavan savet a puno će vam pomoći u radu jer ćete izbeći unos istih  vrednosti u više ćelija iste tabele.

MS Office 2003 je integrisao dugme Research u interfejs  Word-a, Excel-a, OneNote-a, Outlook-a i PowerPoint-a. Ova alatka vam omogućava  da potražite definicije reči u Encarta enciklopediji. Da biste započeli da koristite ovu funkciju MS Office-a,  kliknite na dugme Research pod menijem Tools. Pojaviće se prozor gde možete da  ukucate ključnu reč koju želite da istražite.  Dobra stvar je što ovo pretraživanje, u  poređenju sa Google-om i drugim mašinama za pretraživanje, može brzo da vas  prebaci sa jedne vrste izvora na drugi. Na primer, ako želite da se prebacite  na rečnik, sve što treba da uradite je da u padajućem meniju Resource type  izaberete Encarta Dictionary. Još jedna odlična stvar je da podržava i prevode tako da  možete da prevedete reč ili ceo dokument na drugi jezik. Isprobajte ovu mogućnost Office-a i videćete da će vam puno  pomoći u radu i učenju.

U ovom članku saznaćete kako možete da podelite stranicu na kolone. 1. Idite na stranicu koju želite da podelite na kolone. 2. Idite na Ribbon i selektujte Page Layout karticu. 3. U Page Setup sekciji, kliknite na Columns. 4. Selektujte odgovarajuću opciju za kolone. 5. Ako ne vidite opciju koja vam treba, ili želite da modifikujete širine kolona ili njihov razmak, izaberite More Columns. Ovde možete da promenite broj kolona na bilo koju vrednost između 1 i 11. Vi takođe možete da promenite širinu i razmak tako da budu jednake širine između kolona ili možete posebno da definišete širinu i razmake svake kolone. Ako potvrdite opciju Line between, vi možete da ubacite vertikalnu liniju da biste dodatno razdvojili kolone. Apply to padajući meni vam omogućuje da primenite izmene na aktuelnu sekciju, od određene tačke pa nadalje, ili na čitav dokument. Nakon što ste napravili sva podešavanja, kliknite OK. Da biste uklonili kolone: 1. Idite na stranicu dokumenta iz koje želite da uklonite kolone. 2. Idite na Ribbon i selektujte Page Layout karticu. 3. U Page Setup sekciji, kliknite na Columns. 4. Selektujte One.

Obojene linije omogućuju lako uočavanje i analizu vrednosti u rasponu ćelija. One imaju boju, horizontalne su a njihova dužina varira od vrednosti ćelije. Sama vrednost ćelije se nalazi ispred linija, što znači da se podaci lako čitaju. Po standardnom podešavanju, Excel će da konfiguriše linije na osnovu najmanje i najveće vrednosti u rasponu ćelija. Vi takođe možete da primenite prilagođene linije podataka na selektovani raspon. 1. Selektujte raspon podataka u vašoj Excel tabeli. 2. Sa Home kartice na Ribbon-u, kliknite Conditional Formatting. Sada postavite miša na Data Bars i selektujte željene boje linija. Ako želite da upotrebite nešto drugo pored standardnih tipova linija, selektujte More Rules. U dnu, upotrebite Type padajući meni za Shortest and Longest Bar i selektujte željenu vrstu (izbor su: Lowest/Highest Value (default), Number, Percent, Formula, ili Percentile). Sada će selektovani raspon ćelija da prikaže izabrane linije podataka zajedno sa samim podacima.

Bar kodovi su nazivi koji su lako čitljivi pomoću optičkih  skenera. Oni su korisni za operacije gde je ručno čitanje sporije nego čitanje  mašine. Većina ljudi u stvari ne zna kako se kreiraju bar kodovi. Da  biste kreirali ili odštampali bar kod nije vam potrebna posebna mašina. Bar kodovi  su običan tekst koji koristi barcode font. Evo kako da kreirate sopstveni bar kod:   Na web sajtu http://www. dobsonsw. com potražite i  daunlodujte zipovani besplatan font 128 i raspakujte zip fajl.   Kopirajte dva . ttf fajla u direktorijum C:\Windows\Fonts.   Sada možete da upotrebite ove fontove sa bilo kojim  procesorom reči, kao što je na primer Microsoft Word. Isprobajte i ukucajte na primer 1234567890 koristeći font  Code128. To je sve. Ceo trik je u tome da imate instalirane potrebne  fontove pomoću kojih možete da kreirate bar kodove. Želite li da naučite više o Wordu Link ka knjizi i korpi za naručivanje.

U ovom članku opisaćemo vam korak po korak kako da eksportujete Outlook Express adresar da biste ga upotrebili kao izvor podataka u Wordu. Kada pokušate da izvršite mail merge sa adresarom Outlook Expressa, on ili neće biti dostupan za upotrebu u mail merge-u ili ćete primiti poruku o grešci sličnu sledećoj:Logon failed. You must log on to Microsoft Exchange to access your address book. Error code: Unspecified error Kako da upotrebite Outlook Express adresar u Mail Merge-u Da biste upotrebili adresar Outlook Expressa kao Mail Merge izvor podataka u Wordu trebate da ga eksportujete na sledeći način: Pokrenite Outlook Express. U File meniju selektujte komandu Export>Address Book. U Address Book Export Tool okviru za dijalog kliknite na Text File (Comma Separated Values), a zatim kliknite na Export. U polje Save exported file as ukucajte ime za ekportovani fajl adresara a zatim kliknite na Browse. U Save in polju u Save As okviru za dijalog specifikujte lokaciju u koju ćete snimiti fajl. U Save as type polju kliknite ili na Comma Separated Values (*. csv) ili na Text Files (*. txt) (u zavisnosti od toga koji je format koji želite da upotrebite) a zatim kliknite na Save. Kliknite na Next. Klikćite da biste selektovali polja za potvrđivanje koja želite da eksportujete a zatim kliknite na Finish. Kliknite na OK kada primite poruku da je procedura eksportovanja završena. Kliknite na Close da biste zatvorili Address Book Export Tool okvir za dijalog.

Quick Parts je  nova funkcija koja je uključena u Microsoft Word 2007. Ponekad ćete trebati da  ponovo upotrebite unapred formatirani deo dokumenta. Na primer možete da  upotrebite Quick Parts za ubacivanje polja iz Document Properties-a kao futer  sa numeracijom stranice, tabelom i tako dalje. Da biste  upotrebili Quick Parts funkciju uradite sledeće:  Otvorite  Insert Ribbon.   Potražite  odeljak Text i kliknite na Quick Parts.   Da biste  ubacili parametar dokumenta, držite kursor iznad Document Property i selektujte  parametar koji želite da ubacite.   Kliknite na Building Blocks Organizer za više opcija.   Da biste prikazali stavku u listi Building Blocks  kliknite na nju. Stavka će se pojaviti u panelu sa desne strane.   Selektujte  stavku koju želite da ubacite.   Kliknite na  Insert.

Postoje situacije kada ćete želeti da malo ulepšate  PowerPoint prezentacije ali nemate dovoljno vremena da dizajnirate boje i  stilove za fontove i slajdove. Ako niste dizajner ovo može da bude veliki  izazov. PowerPoint vam nudi nekoliko unapred definisanih stilova od  kojih možete da izaberete. Da biste upotrebili funkciju Quick Styles uradite  sledeće:  Izaberite slajd gde želite da primenite stil. Upotrebite  navigaciju umanjenim prikazima sa leve strane da biste selektovali slajd.   Izaberite deo slajda na koji želite da primenite stil.   Izaberite bilo koji unapred definisani stil.   Možete da primenite stil i na druge delove slajda, kao  što je nabrajanje. Selektujte tekst nabrajanja i ponovo kliknite na dugme Quick  Styles. To je sve.

Prenošenje ideja pomoću ilustracija je sasvim normalno za  korisnike MS Office-a, naročito kada ilustracije na bolji način prenose neku  informaciju. Naravno, vi možete da kreirate sopstvene ilustracije pomoću  programa kao što su Photoshop ili Flash ali ako imate instaliran Office 2007, u  njemu postoje ugrađeni šabloni ilustracija koji se zovu SmartArt, pomoću kojih  možete da prikažete svoje ideje. Da biste dobili ilustracije, pratite sledeće korake u MS  Word-u 2007:  Kliknite na meni Insert a zatim izaberite Illustration  > SmartArt.   Izaberite  vrstu grafike.   Unesite tekst.   Videćete kako se SmartArt objekat menja dok editujete tekst.   Promenite  veličinu objekta tako što ćete povući tačkasti okvir. Možete da promenite  boje i fontove pomoću panela Styles, ili da upotrebite SmartArt Tools meni koji  će se pojaviti kada kliknete na SmartArt objekat.

Ako često koristite Microsoft Word, verovatno ste potrošili  već puno vremena u pomeranju delova dokumenata, a to ste verovatno radili  pomoću komandi Copy i Paste. Ako samo želite da pomerite stavku gore ili dole, postoji  prečica na tastaturi koja će vam uštedeti puno vremena. Prečica  Shift+Alt+strelica gore/dole se koristi za pomeranje stavki gore ili dole. Da  biste upotrebili ovu funkciju, ne treba da selektujete red ili stavku koju  želite da pomerite, dovoljno je da se kursor nalazi na elementu ili redu koji  želite da pomerite. Upotrebite prečicu Shift+Alt+strelica ka gore i videćete da  će se red u kojem se nalazi kursor odmah pomeriti gore. To je sve.

Uslovno formatiranje je veoma dobra funkcija u Excelu.   Možete da upotrebite do tri pravila za automatsko podešavanje formatiranja  ćelije. Ako imate ćelije u tabeli koje želite da budu u boji ili osenčene u  zavisnosti od pravila koja podesite onda je uslovno formatiranje dobro rešenje  za vas. Evo kako da upotrebite uslovno formatiranje:  Kliknite na zaglavlje kolone u kojoj želite da primenite  uslovno formatiranje da biste označili celu kolonu.   U liniji menija kliknite na Format > Conditional  Formatting.   Unesite pravila u okvir za dijalog Conditional Formatting  (na primer, za ćelije čija je vrednost manja od 80).   Kliknite na Format. . . da biste podesili formatiranje za  dato pravilo.   Možete da izaberete i podesite formatiranje koristeći  fontove i okvirne linije.   Kliknite na OK da biste se vratili u okvir za dijalog  Conditional Formatting gde ćete videti primer formatiranja koje ste podesili za  dato pravilo.   Kliknite na OK da biste videli aktuelno pravilo u akciji.

Ako ste korisnik Microsoft Worda, evo jednog trika koji će vam uštedeti puno vremena prilikom otvaranja poslednjeg dokumenta na kojem ste radili.   U ovom članku opisaćemo vam trik za dodavanje malo poznate prečice koja može da bude veoma korisna u svakodnevnom radu u Wordu. Kada kliknete na ovu prečicu odmah će se otvoriti poslednji dokument koji ste otvarali u Wordu.   Da biste kreirali prečicu za otvaranje poslednje otvaranog dokumenta u Wordu, uradite sledeće:   Otvorite Start meni. U liniju Search unesite sledeće: winword. U listi Programs kliknite desnim tasterom miša na winword. U kontekstnom meniju koji će se otvorili postavite kursor na opciju Send to…, i iz padajućeg menija izaberite Desktop (create shortcut). Na desktopu će se prikazati prečica za Word. Da biste modifikovali prečicu za otvaranje poslednje otvaranog dokumenta, kliknite desnim tasterom miša na prečicu. U kontekstnom meniju kliknite na Properties. Selektujte karticu Shortcut. U polju Target videćete unos sličan sledećem: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\WINWORD. EXE" (ovaj unos zavisi od vašeg sistema). Modifikujte ovaj unos tako što ćete dodati jedan razmak a zatim /mfile1. Tada bi unos trebao da izgleda slično sledećem: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\WINWORD. EXE" /mfile1 Kliknite na OK.

Nakon ubacivanja slike u Word dokument, možete da uvijete tekst oko slike. Da biste tekst  uvili oko slike u Word dokumentu uradite sledeće:  Selektujte  ubačenu sliku.   Kliknite na  Format i izaberite Picture.   U okviru za  dijalog Format Picture izaberite karticu Layout.   Selektujte  željenu opciju u odeljku Wrapping Style.   Izaberite  željeno poravnanje u odeljku Horizontal alignment.   Kliknite na  dugme Advanced da biste pogledali dodatne opcije. Ovde možete da podesite  poziciju slike i parametre za tekst.   Kliknite na  OK.

Ne znam koliko će bilo ko imati koristi od ovog trika ali svakako je interesantno znati da vi u Wordu pored standardnog horizontalnog selektovanja možete da selektujete tekst i vertikalno. Evo kako se to radi. Samo držite pritisnut taster Alt (ili Option taster na Mac-u) dok vučete vašu selekciju da biste dobili vertikalno selektovani tekst. Pored toga, ova tehnika vertikalnog selektovanja radi i u većini drugih tekstualnih editora. Ja sam se uverio da savršeno radi u Notepad++ na Windowsu (mada ne i u starom dobrom Notepad-u, kao i u TextMate-u i TextWrangler-u na Mac-u. Meni se čini da je ovaj trik korisniji u jednostavnim tekstualnim editorima, koji uglavnom koriste fontove fiksnih širina, tako da će svaki karakter biti savršeno poravnat sa karakterima ispod i iznad njega. U svakom slučaju, vertikalno selektovanje teksta je dobar trik koji će vam možda nekad i stvarno zatrebati.

Da li ste ikada poželeli da možete da podesite e-mail klijenta da se odgovor na vaš e-mail pošalje na više od jedne e-mail adrese? Možda želite da neko automatski odgovori na vašu kućnu ili ličnu adresu, ili možda želite da vaš pretpostavljeni takođe dobije odgovor umesto da morate da mu prosleđujete poruku. Outlook vam omogućuje da podesite standardnu reply-to adresu na neku koja nije vaša standardna e-mail adresa, ali vi takođe možete da upotrebite više e-mail adresa u ovom polju, što će omogućiti e-mail klijentu primaoca da odgovori na listu e-mail adresa a ne samo na vašu. Evo procedure za podešavanje. Otvorite Outlook i sastavite novu e-mail poruku.   Izaberite Options karticu na Ribbon-u i izaberite "Direct Replies To". Otvoriće se Message Options okvir za dijalog, u kojem možete da potvrdite polje za potvrđivanje "Have replies sent to", a onda možete da unesete u polje vaše e-mail adrese na koje će biti poslat odgovor (ili izaberite Select Names da biste izabrali među kontaktima). Između e-mail adresa unesite zareze, i postarajte se da i vaša e-mail adresa bude u listi, jer u suprotnom vi nećete dobiti odgovor. Imajte na umu da odgovori ne mogu da se pošalju na Exchange distribucionu listu, što je verovatno i dobro. Kada primaoc primi vašu poruku i klikne na Reply, on će automatski odgovoriti na sve e-mail adrese u listi. Takođe treba napomenuti da će oni videti e-mail adrese na koje odgovaraju i da će moći da ih promene ako žele.