Saveti – MS Office

Microsoft je predstavio svoj novi program za snimanje aktivnosti na ekranu, koji je, verovali ili ne besplatan, a može da snima i audio i vaš rad na tastaturi. Možete da izaberete da li želite da snimate čitav prozor ili samo određeni deo desktopa. A nakon što ste završili sa snimanjem, isti ovaj program će aploudovati video onlajn na MSN Soapbox. Poznat pod imenom Office Community Clips, ovaj softver nije zamena za Camtasia i slične programe - on je pre svega namenjen korisnicima Microsoft Office-a koji žele da brzo kreiraju video klipove koji prikazuju rad u njihovim Office programima, i podele ih na webu sa ostalima.   Kada instalirate Community Clips, on će dodati malo dugme za snimanje u Quick Access liniju alatki u Word-u, Excel-u i PowerPoint-u, koje vam omogućuje da putem jednog klika snimite aktivnost u vašem Office programu. Adresa: Office Community Clips | Daunlod Link | Office Screencast Video fajlovi

Po standardnom podešavanju, Excel vam  omogućava da sortirate podatke u kolonama. Ako se nađete u situaciji da je  potrebno da sortirate redove, možete to da uradite ili da ostavite da Excel to  uradi umesto vas. Da biste sortirali redove u Excelu 2007 uradite sledeće:   Selektujte podatke koje želite da sortirate.   U Ribbon-u izaberite karticu Data.   U odeljku Sort & Filter izaberite Sort.   U prozoru Sort kliknite na dugme Options.   U odeljku Orientation izaberite radio dugme Sort left to  right.   Kliknite na dugme OK.   Upotrebite padajuće menije u prozoru Sort da biste  izabrali željeni red i način na koji želite da bude sortiran.   Kliknite na dugme OK.

Kada otvorite Word dokument poslat putem e-mail-a u Outlook-u, Word otvara prikačeni fajl u Reading View-u. Mada Reading View prikazuje dokument na način koji omogućuje lako čitanje, on ne prikazuje dokument onako kako će izgledati kada se odštampa. On takođe ne prikazuje ništa što ima složeno formatiranje. Evo kako možete da isključite ovakvo ponašanje.   1. Otvorite Word 2007. 2. Kliknite na Office dugnme i izaberite Word Options. 3. Selektujte Popular iz levog panela. Poništite opciju Open e-mail attachments in Full Screen Reading view. 4. Kliknite na OK dugme. Sada više nećete imati ovaj problem.

U nekim situacijama može da bude veoma korisno da imate  odštampane sve komentare koje ste uneli u radni list Excel-a. Na taj način  možete lakše da izvršite potrebne promene. Da biste štampali komentare u Excel-u 2007, uradite sledeće:   Otvorite željeni radni list.   Idite u Ribbon i izaberite karticu Page Layout.   U donjem desnom uglu odeljka Page Layout kliknite na malu  ikonicu.   Kada se otvori okvir za dijalog Page Setup, izaberite  karticu Sheet.   Upotrebite padajući meni Comments da biste izabrali kako  želite da komentari budu odštampani. Opcije su None, At end of sheet i As  displayed on sheet.   Kliknite na OK. Sada kada budete štampali tabelu, biće uključeni i komentari  koje ste u nju uneli.

Praznici su već na pragu i ako se odlučite za klasične  čestitke koje ćete poslati poštom, evo načina za kreiranje adresirane koverte.   Word vam obezbeđuje odličan način za štampanje koverata i naziva. Na koverat  možete da odštampate adresu ili reklamu svoje firme. Da biste kreirali i odštampali koverat pratite sledeće  korake:   Izaberite Envelopes and Labels iz menija Tools. Otvoriće  se okvir za dijalog Envelopes and Labels.   Kliknite na karticu Envelope da biste prikazali opcije za  koverat.   Unesite adresu u polje Delivery address.   Unesite vašu adresu u polje Return address ili izaberite  polje za potvrđivanje Omit da biste izostavili vašu adresu.   Kliknite na dugme Options da biste specifikovali veličinu  za koverat, vrstu papira i ostale opcije. Kliknite na dugme Add to Document da  biste dodali ili prikačili koverat u aktuelni dokument za kasnije štampanje ili  modifikovanje.   Kliknite na dugme Print da biste odštampali koverat. Takođe možete da ubacite i grafiku, ili logotip vaše firme  kao vašu adresu. Da biste ubacili grafiku pratite sledeće korake:   U dokumentu izaberite adresu na koju želite da pošaljete  pismo.   Otvorite okvir za dijalog Envelopes i Labels (Tools >  Envelopes and Labels).   Kliknite na dugme Add to Document.   Kliknite na ikonicu Page Layout View u statusnoj liniji.   Ubacite ili kreirajte grafiku u dokumentu.   Postavite objekat na željeno mesto na koverti.

Ako želite da pošaljete email na više email adresa verovatno  ćete želeti da sakrijete listu adresa od svakog primaoca. To možete da uradite  tako što ćete upotrebiti Blind Carbon Copy. Po standardnom podešavanju ovo polje je sakriveno u  Outlooku, ali ako želite da prikažete ovo polje uradite sledeće:  U Ribbonu Outlooka kliknite na New E-mail.   Otvoriće se prozor za novu poruku.   U Ribbonu izaberite karticu Options.   U odeljku Show Fields izaberite Bcc.   Polje Bcc će se pojaviti u prozoru poruke. Unesite adrese  kojima želite da pošaljete poruke (blind carbon copy).

Vi imate slobodu da primenite ogroman broj stilova formatiranja na bilo koji selektovani tekst u Word dokumentima, ćelijama Excel tabela ili Powerpoint slajdovima. Recimo da ste ukrasili pasus u Word dokumentu - prvo ste promenili font, onda ste podebljali tekst, zatim ste dodali konturu i senku, a onda ste povećali veličinu fonta za 2 pointa, levo poravnali pasus i na kraju ste promenili crnu boju teksta u plavu. Odlično. Formatirani pasus sada izgleda mnogo atraktivnije. Zadovoljni urađenim poslom šaljete šefu rezultat vašeg rada i kao što ste i očekivali šef je izuzetno impresioniran. Ali problem je što vaš šef sada hoće da ovo formatiranje kopirate u drugi pasus u istom dokumentu ili čak u drugi Word dokument. Kako možete to da uradite u samo nekoliko poteza? Jedan (očigledno loš) način je da zabeležite korake formatiranja koje ste primenili na prvi dokument i onda ih ponovite u drugim dokumentima. Ako mrzite da pogađate i pamtite gomilu podešavanja, drugi (očigledno bolji) način je da naučite kako se koristi komanda Format Painter koja se nalazi odmah pored Paste komande u liniji alatki. Dugme Format Painter radi kao standardne komande za kopiranje i pejstovanje,  sa tom razlikom što ono kopira formatiranje iz selekcije umesto same selekcije. Prvo selektujte tekst čiji stil želite da kopirate, zatim kliknite Format Painter dugme koje će promeniti kursor vašeg miša u ikonu četkice. Sada jednostavno izaberite ciljni tekst na koji želite da primenite formatiranje. Ako želite da primenite isto formatiranje na više od jednog elementa (kao što je zaglavlje vašeg dokumenta koje se nalazi na svim stranicama dokumenta), prvo izaberite formatiranje koje želite da kopirate, dvostruko kliknite na format Painter ikonu, a onda izaberite svaki naslov na koji želite da primenite formatiranje. Vi možete da primenite Format Painter formatiranje čak i na spojene ćelije Microsoft Excel tabele, što će vam uštedeti stvarno mnogo vremena.

Kada snimite fajl kao html u Microsoft Word-u, ovaj fajl će većinom biti snimljen sa velikim brojem HTML oznaka koje su potpuno nepotrebne. Ako uklonite ove suvišne delove HTML koda, vaš html fajl će biti mnogo čitkiji i upotrebljiviji. Kada je Microsoft dodao mogućnost snimanja HTML fajlova, mnogi su mislili da će im to omogućiti lak put ka kreiranju web prezentacija. Ali to se nije desilo. Sve te suvišne Microsoft oznake onemogućavaju njihovo uspešno editovanje ili formatiranje. Međutim, najnovije verzije Microsoft Word-a su dodale novu Save as funkciju: Web Page, Filtered, koja će vam biti od velike pomoći. 1. Otvorite dokument u Microsoft Word-u 2. Kliknite na File 3. Kliknite na Save As 4. Iz padajuće liste izaberite Web Page, Filtered I to je to! Sada će snimljeni HTML fajlovi imati mnogo čitkiji i upotrebljiviji kod.

Možda ste se našli već u situaciji kada ste trebali da  ubacite Excel tabelu u Word dokument. To možete da uradite na dva načina. Excel tabelu možete da ubacite u Word dokument povezivanjem  ili ugrađivanjem. Kada ugradite Excel tabelu u Word dokument, tabela se neće  ažurirati u slučaju da promenite fajl u Excelu. Zato je najbolje da upotrebite  metod povezivanjem.   U Wordu 2007 kliknite na Insert ribbon i izaberite  Object.   Kliknite na karticu Create from File i kliknite na dugme  Browse da biste izabrali fajl.   Kada izaberete fajl videćete dva polja za potvrđivanje sa  desne strane. Ako želite da povežete Excel tabelu treba da potvrdite opciju  Link to file. Ako želite da ugradite Excel tabelu nemojte potvrditi ovu opciju. To je sve.

Fusnote su ponekad neophodne za obezbeđivanje dodatnih informacija u vašem dokumentu. čitaoc može da klikne na referencu ka fusnoti u tekstu da bi bio prebačen na dno stranice i dobio dodatne inforamacije. Word automatski prati numeraciju i lokaciju fusnota, što omogućuje lako kreiranje dugačkih dokumentata, kao što su teze, diplomski radovi i slično. Da biste kreirali fusnote u Word-u 2007: 1. Kliknite na mesto u dokumentu u koje želite da ubacite referentnu oznaku za skok na fusnotu. 2. Na Ribbon-u, kliknite na References karticu. 3. U Footnotes sekciji, kliknite na Insert Footnote. Word će ubaciti referentnu oznaku na mesto koje ste izabrali a onda će vas prebaciti na dno stranice. 4. Ukucajte tekst fusnote. 5. Kada ste završili, kliknite desnim tasterom miša na fusnotu i izaberite Go to Footnote da biste se vratili nazad na mesto ubacivanje referentne oznake u glavnom telu teksta kako biste mogli da nastavite da radite na dokumentu.

Da li možete da postavite grafiku u zaglavlje Excel tabele? Naravno da možete, i  to veoma jednostavno. Da biste postavili grafiku u zaglavlje Excel tabele koja će  se ponavljati na svakoj stranici tabele uradite sledeće:  Prvo otvorite novu tabelu u Excelu a zatim ubacite sliku  po vašem izboru tako što ćete kliknuti na karticu Insert a zatim kliknite na  Picture.   Potražite lokaciju slike a zatim kliknite na Insert.   Nakon što je slika ubačena, promenite veličinu u  parametrima.   Nakon što promenite veličinu slike, kliknite na karticu  Page Layout, zatim kliknite na Print Titles.   U prozoru Page Setup izaberite karticu Sheet i kliknite  na ikonicu Rows to repeat at top. Ovo je veoma važan korak jer ovde govorite  Excelu da štampa ponavljajući naslov na svakoj stranici.   Pojaviće se mala strelica. Upotrebite ovu strelicu da  odredite lokaciju zaglavlja stranice. Izaberite početni i krajnji red u kojima  se prikazuje grafika.   U okviru za dijalog ćete videti  $početni_red:$krajnji_red. (na primer ako se slika proteže od prvog do četvrtog  reda, onda će se prikazati $1:$4). Nakon što selektujete ćelije koje slika  zauzima pritisnite Enter i kliknite na OK u prozoru Page Setup.   Kliknite na Print  > Print Preview da biste videli grafičko zaglavlje. Zaglavlje će biti  prikazano na svakoj stranici tabele.

U Microsoft Word-u lista stavki ili važnih teza se prezentuje  u dokumentu primenom bulita ili numeracije. Po standardnom podešavanju postoji  nekoliko ugrađenih stilova bulita i numeracija. Međutim, vi možete da koristite svoje ime ili neku omiljenu  reč koja će poslužiti kao bulit u Word dokumentu tako što ćete modifikovati  listu standardnih bulita. Pratite sledeće korake da biste modifikovali standardne  bulite i ubacili svoju omiljenu reč ili tekst:  Kliknite na dugme Start > Programs > Microsoft Word  da biste otvorili Word.   U liniji menija izaberite File > Open i otvorite bilo  koji Word fajl.   U liniji menija izaberite Format > Bullets and  Numbering. Otvoriće se okvir za  dijalog Bullets and Numbering.   Kliknite na  jedan od formata numeracije koji ne koristite u dokumentu i kliknite na dugme  Customize.   U polje Number  format ukucajte željeni tekst (koji želite da se pojavi umesto bulita). Možete  da unesete do 30 karaktera. To je to. Kada  budete kreirali bulitovanu listu, umesto standardne crtice ili tačkice biće  prikazan tekst koji ste specifikovali.

Da biste ubacili sliku u zaglavlje ili fusnotu radne tabele upotrebite jedan od sledećih metoda: Metod 1: Microsoft Office Excel 2007 Pokrenite Excel. Kliknite na Insert karticu. Kliknite na Header & Footer u Text grupi. Kliknite na područje unutar zaglavlja ili fusnote gde želite da dodate sliku. Na Design kartici u Header & Footer Elements grupi, pod Header & Footer Tools kliknite na Picture. Pronađite i selektujte sliku koju želite da ubacite a zatim kliknite na Insert. Tekst &[Picture] će se pojaviti na mestu gde ste odredili slici da bude. Metod 2: Microsoft Office Excel 2003 Pokrenite Excel. U View meniju kliknite na Header and Footer. Kliknite na Custom Header ili Custom Footer u zavisnosti od toga gde želite da dodate sliku. Kliknite na Left section polje, Center section polje ili Right section polje. U redu dugmadi u Header ili Footer okviru za dijalog kliknite na Insert Picture ikonu a zatim pronađite grafiku koju želite da ubacite. Dvostruko kliknite na grafiku. Kliknite na OK dva puta. Kako da poboljšate izgled radne tabele koja sadrži sliku u zaglavlju ili fusnoti Upotrebite jedan od sledećih metoda da biste poboljšali izgled radne tabele i da biste se uverili da su svi podaci prikazani: Povećajte marginu zaglavlja tako što ćete povući indikatore margina koji se nalaze na ekranu. Promenite veličinu slike. Kako da promenite veličinu slike Da biste promenili veličinu slike upotrebite jedan od sledećih metoda: Metod 1: Microsoft Office Excel 2007 Kliknite na zaglavlje ili fusnotu koja sadrži sliku koju želite da podesite. Kliknite bilo koju lokaciju unutar teksta &[Picture]. Kliknite na Design karticu pod Header & Footer Tools. Kliknite na Format Picture u Header & Footer Elements grupi. Ukucajte . 5 u Height polje. Napomena: Pošto su selektovana polja Lock aspect ratio i Relative to original picture size širina će se proporcionalno menjati sa visinom koju ste uneli. Kliknite na OK da biste zatvorili Format Picture okvir za dijalog. Metod 2: Microsoft Office Excel 2003 U View meniju kliknite na Head and Footer. Kliknite na Custom Header ili Custom Footer. Kliknite bilo gde unutar teksta &[Picture]. Kliknite na dugme Format Picture. Izbrišite vrednost u Height polju a zatim unesite . 5. Napomena: Pošto su selektovana polja Lock aspect ratio i Relative to original picture size širina će se proporcionalno menjati sa visinom koju ste uneli. Kliknite na OK tri puta. Napomena: Ako odlučite da pomerite sliku na drugi odeljak zaglavlja ili fusnote nakon što ste je pozicionirali i formatirali, možete da kopirate i pejstujete kod &[Picture] na drugu lokaciju ali ako to uradite treba ponovo da selektujete sliku i da je preformatirate.

PowerPoint je odličan program za prezentovanje podataka grupama ljudi, a ako kreirate slajdšou veoma je važno da znate kako se prezentuju informacije. U ovom članku saznaćete kako možete da koristite tabele u PowerPoint prezentaciji. Na Ribbon-u kliknite na Insert karticu a zatim kliknite na Table. Pojaviće se meni u kojem možete da selektujete koliko redova i kolona želite da bude u tabeli.   Zatim izaberite dizajn i temu tako što ćete izabrati Design karticu a onda selektovati Themes. Takođe u Design-u vi možete da upotrebite pregršt opcija za dizajniranje izgleda tabela.   Samo postavite miša da pluta na različitim dizajnima kako biste videli kako izabrani dizajni izgledaju u dokumentu. Ono što je najlepše je što veoma lako možete da mešate i kombinujete dizajne, boje, i teme kako biste kreirali najkvalitetniju moguću prezentaciju.   Baš je bilo lako, zar ne?

Ponekad ćete želeti da završite stranicu pre nego što to Word želi. Takođe, Word nije mnogo inteligentan u vezi formatiranja pasusa na većem broju stranica (jedna linija jednog pasusa u samom dnu stranice ne izgleda nimalo dobro). Da biste ovo sprečili, vi možete jednostavno da uneste tvrdi prelom stranice. Na taj način odmah ćete započeti novu stranicu dokumenta. Prečica za ovu operaciju je CTRL+ENTER. A ako ne volite da radite sa prečicama, vi možete da unesete tvrdi prelom i na sledećei način: 1. Kliknite na Insert meni 2. Selektujte Break 3. Selektujte vašu vrstu preloma (ako je dostupan) 4. Kliknite OK

Office 2007 poseduje efikasnu Recent Documents listu koja vam omogućuje da ubacite u nju dokumente koje redovno koristite i koji se neće uklanjati iz nje. To vam štedi vreme jer ne morate stalno da lovite na hard disku vaše važne Excel, Word, i/ili PowerPoint dokumente. Kliknite na Office dugme u gornjem levom uglu vašeg Office programa (Excel, Word, ili PowerPoint). Pojaviće se vaša Recent Documents lista na desnoj strani menija. Pronađite željeni dokument (ako nije u listi kliknite na Open, pronađite i izaberite dokument kako biste ga dodali u listu). Izaberite odgovarajući Pin, iliti čiodu (desno od imena dokumenta) tako da postane zelena. Vaš dokument se sada nalazi u Recent Documents listi i ostaće tamo sve dok ga vi ne uklonite.

Go-oo je besplatan program koji je nastao iz  OpenOffice. org-a  ali je mnogo brži i poboljšane su mu performansa. Ako ste već koristili OpenOffice, prvi put kada pokrenete  Go-oo bićete mnogo iznenađeni njegovom brzinom. Njegov izgled i osećaj je isti  kao u OpenOffice-u zato što je to u stvari isti program. Go-oo je stvoren iz  nekih novih funkcija koje su dostupne u OpenOffice-u 3. 0. Ovo je takođe  besplatan program koji je dostupan za Windows i Linux sisteme. Adresa: Go-oo

Većina korisnika  misle ako su savladali formule, učenje makroa i ako su odlični u izradi  grafikona da su produktivni sa tabelama. Međutim, postoje jednostavni trikovi  koje mogu da ubrzaju rad u Excelu i povećaju produktivnost. Evo nekoliko  trikova dvostrukog klika koji će vam omogućiti brži rad:  Dvostruko  kliknite na dugme Office da biste zatvorili Excel.   Podesite  širine kolona tako što ćete selektovati više kolona i dvostruko kliknite na  separatore.   Dvostruko  kliknite u ugao, odmah iznad linije skrolovanja da biste uključili razdelnu  liniju. Neverovatno malo korisnika zna uopšte za ovu funkciju. Razdelna linija  vam omogućava da "zaledite" gornji red velike tabele ili da uključite  razdelnu liniju tako da možete da vidite dve različite stvari istovremeno.   Takođe možete da uključite i vertikalnu razdelnu liniju tako što ćete kliknuti  na malu liniju pored horizontalne linije za skrolovanje u donjem desnom uglu  prozora.   Dvostruko  kliknite na meni Ribbona da biste skupili Ribbon i tako dobili više prostora na  ekranu.   Automatski  ispunite serije ćelija sa podacima ili formulama tako što ćete dvostuko  kliknuti na njih. Sve što treba da uradite je da izaberete formulu u prvoj  ćeliji, i kliknete u donji desni ugao i videćete magiju.   Skočite u  poslednji red ili kolonu u tabeli pomoću dvostrukog klika. Izaberite bilo koju  ćeliju u tabeli i dvostruko kliknite na okvir ćelije u pravcu u kojem želite da  idete.   Zaključajte  određenu funkciju i ponovo je upotrebite dvostrukim klikom.

Ako vam je potreban program za pregledanje fajlova porukq u  Outlook-u 2007, možete u njega direktno da ubacite FoxitPDF, veoma brz i  besplatan PDF pregledač. Verovatno ste primetili da je učitavanje Adobe Acrobata za  pregled PDF fajlova koji su vam stigli emailom pravo mučenje. Sada postoji  plugin za Outlook 2007 koji učitava PDF fajlove pomoću FoxitPDF-a, koji nudi  mnogo brži način da pregledate pristigle PDF fajlove. FoxitPDF Preview Handler je besplatan za daunlodovanje i  dostupna je verzija samo za Windows sisteme. Adresa: FoxitPDF Preview  Handler

Na blogu Tima Matesona možete pronaći interesantno uputstvo za gašenje računara na daljinu uz pomoć SMS poruke i Outlook-a. „U principu podesite pravilo u Outlooku-u da traži određenu reč u imenu e-mail poruke. Zatim izaberete pokretanje aplikacije kao posledičnu akciju za pronalazak te reči. ” Ustvari, Tim je već uradio posao za vas, pa sve što treba da uradite je da preuzmete batch fajl i pratite uputstva. Kada pošaljete e-mail sa „smsshutdown%%”  u naslovu (naravno možete izabrati i bilo koju drugu reč kao aktivacionu) Outlook pokreće vaš skript za gašenje računara. Izvor: Lifehacker. com Pripremio: Marko Kusurović