KAKO DA - pravila za pisanje elektronske pošte (e-mail)

Na Webu će elektronska pošta biti vaš prvi – a možda i jedini – kontakt sa drugim ljudima. Svako ima sopstveni stil pisanja, ali evo nekih opštih smernica o pravilima ponašanja koja važe za elektronsku poštu.

Ne preterujte sa navodima
Ako vraćate nečiju poruku u svom odgovoru, pokušajte da navedete samo relevantne delove, a ne čitavu poruku. Na primer, nekada sam vodio biltene za promociju web sajtova, i uvek sam dobijao nazad čitav bilten sa samo jednim redom gde piše “Hvala!” Sama ideja je za pohvalu, ale ne i dužina poruke!

Vodite računa o poverljivosti
Ako vam neko elektronskom poštom pošalje neke informacije i ideje, ne smete da podrazumevate da imate njegovu dozvolu da te informacije predtavite na javnom forumu (diskusionoj grupi, USENET konferenciji, sajtu za ćaskanje i sl.). Elektronska pošta je namenjena za personalnu komunikaciju. Osim ako vam je eksplicitno rečeno da informacije možete da delite sa drugima, uvek morate da podrazumevate da primljena poruka ima na sebi veliki žig “Privatno” i zato nemojte da je širite okolo. Čak i prosto prosleđivanje poruke prijatelju može pod izvesnim okolnostima da naruši poverenje koje vam je originalni pošiljaoc poklonio.

Ne upotrebljavajte nadimke
Može da bude vrlo frustirajuće kada totalni neznanac koristi skraćenu verziju vašeg imena. Ne možete poruku da počnete sa, na primer, “Zdravo Ed”, ako je njegovo ime Edwin. Sve dok ne budete sa sigurnošću znali da li osoba kojoj šaljete poruku više voli da je oslovljavate punim imenom ili nadimkom, držite se onog imena koje vidite u “javnosti” (na njegovom sajtu ili diskusionoj grupi). Kada dobijete odgovor, znaćete kako da mu se ubuduće obraćate po tome kako je potpisao svoju poruku!

Ne šaljite poruke svima odreda
Ako želite da pošaljete poruku većem broju ljudi (na primer, na mailing listu), nemojte da unosite sve e-mail adrese u polje CC vašeg programa za elektronsku poštu. Ako to uradite, svaka osoba kojoj pišete će moći da vidi e-mail adrese svih drugih osoba kojima ste poslali tu poruku! To nije baš preporučljivo zato što ljudi ne vole da se njihove e-mail adrese prikazuju u javnosti. Bolje je da koristite BCC funkciju, jer će tako svaka osoba videti samo svoju adresu u poruci koju pošaljete.

Razmislite dva puta pre nego što pošaljete HTML poruku
Ako nekom šaljete važnu poruku, nemojte da koristite “HTML” kod u poruci, osim ako ste sigurni da e-mail program primaoca može pravilno da razume “HTML”. Ako ne može, vaša poruka će biti neupotrebljiva, a to sigurno nije utisak kakav želite da ostavite.

Dodatni saveti posetioca sajta
“Kao trgovac i vlasnik web sajta, otkrio sam da elektronska pošta treba da bude učtiviji oblik komunikacije od neposrednog kontakta. Čini se da su pravila učtivog e-mail komuniciranja potpuno ustanovljena. Međutim, bez obzira na učtiv ton, umoran sam od poruka koje su bukvalno nečitljive u smislu pravopisa i gramatike ili pitanja koja se ponavljaju.

Prvo, svako od nas treba da proveri pravopis, a zatim i znake interpunkcije. Male greške nisu strašne, ali čitave nerazumljive rečenice jesu.

Drugo, često dobijam poruke sa više pitanja, na primer: Kolika je cena? Kolike su dimenzije? Kakvi su uslovi plaćanja? Moje poruke su često odgovori na pitanja na koja sam odgovorio već u prvoj poruci.”

“Zbog neposrednosti elektronske pošte, mnogo ljudi pišu odgovore ili originalne poruke u žurbi. To je u redu kada imate da kažete nešto kratko, na primer “Srećan rođendan”, ali kada se uznemireni ili ljuti, olako pritiskanje dugmeta SEND može da vam donese puno nevolja. Ako ste uznemireni dok sastavljate poruku, možete da žurite koliko hoćete, ali ne pritiskajte dugme SEND kada završte poruku. Umesto toga, sačekajte da se smirite. Zatim pregledajte poruku i izvršite izmene koje vam se učine prikladnim. Komunikaciju između ljudi čini u proseku 90% govora tela, 8% boje glasa i 2% onoga što izgovarate. Kod elektronske pošte uklanjate prvih 98%. Budite svesni toga dok pišete poruku. Značenje poruke mora da bude vrlo očigledno kako vaše reči ne bi bile pogrešno protumačene.”